Regulamin organizacyjny
Załącznik do uchwały nr 198/56/25
Zarządu Województwa Mazowieckiego
z dnia 4 lutego 2025 r.
Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Ostrołęce
Rozdział 1
Przepis ogólny
§ 1.
Regulamin Organizacyjny Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Ostrołęce, zwany dalej „Regulaminem”, określa strukturę organizacyjną Wojewódzkiego Ośrodka Ruchu Drogowego w Ostrołęce, zwanego dalej „Ośrodkiem”, zadania poszczególnych komórek organizacyjnych Ośrodka, zakresy uprawnień i odpowiedzialności kadry kierowniczej Ośrodka, zasady zastępowania Dyrektora Ośrodka w czasie jego nieobecności, a także zasady obiegu dokumentów i podpisywania pism w Ośrodku.
Rozdział 2
Kierownictwo Ośrodka
§ 2.
1. Ośrodkiem kieruje i reprezentuje go na zewnątrz Dyrektor powoływany i odwoływany przez Zarząd Województwa Mazowieckiego.
2. Dyrektor jest zwierzchnikiem służbowym pracowników Ośrodka.
3. Dyrektor organizuje pracę Ośrodka oraz odpowiada za jego działalność.
4. Do zakresu działania Dyrektora należy w szczególności:
1) podejmowanie niezbędnych działań w sferze organizacyjnej i merytorycznej, zmierzających do funkcjonowania Ośrodka na najwyższym poziomie;
2) gospodarowanie mieniem Ośrodka oraz zarządzanie jego finansami;
3) wykonywanie czynności z zakresu prawa pracy oraz uprawnień zwierzchnika służbowego w stosunku do pracowników Ośrodka;
4) sprawowanie nadzoru nad pracą komórek organizacyjnych i samodzielnych stanowisk pracy w Ośrodku;
5) przestrzeganie dyscypliny finansowej;
6) tworzenie warunków do podnoszenia kwalifikacji zawodowych pracowników Ośrodka;
7) wydawanie aktów wewnętrznych zgodnie z obowiązującym trybem;
8) przedstawianie właściwym instytucjom i organizacjom planów finansowych, sprawozdań, wniosków inwestycyjnych;
9) zapewnienie funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej;
10) rozpatrywanie skarg i wniosków, z wyłączeniem skarg, dotyczących egzaminów państwowych;
11) zapewnienie udostępnienia informacji publicznej;
12) zapewnianie ochrony informacji niejawnych;
13) zapewnianie realizacji zadań obronnych;
14) sprawowanie nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych oraz przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych w Ośrodku.
5. Dyrektor kieruje Ośrodkiem przy pomocy Zastępcy Dyrektora, którego zatrudnia i rozwiązuje z nim stosunek pracy.
6. W przypadku nieobecności w pracy Dyrektora lub braku możliwości pełnienia przez niego obowiązków służbowych, w zakres jego praw i obowiązków wchodzi Zastępca Dyrektora.
7. W przypadku nieobecności w pracy Dyrektora lub braku możliwości pełnienia przez niego obowiązków służbowych, przy jednoczesnej nieobecności Zastępcy Dyrektora, Dyrektor upoważnieniem wskazuje osobę go zastępującą i określa zakres tego zastępstwa.
§ 3.
1. Do zadań Zastępcy Dyrektora należy w szczególności:
1) sprawowanie nadzoru nad prawidłową, terminową i zgodną z obowiązującymi przepisami prawa realizacją zadań przypisanych podległym komórkom organizacyjnym;
2) sprawowanie nadzoru nad przestrzeganiem dyscypliny pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracowników podległych komórek organizacyjnych Ośrodka;
3) przestrzeganie i zapewnienie przestrzegania przez pracowników podległych komórek organizacyjnych przepisów dotyczących ochrony informacji niejawnych;
4) sprawowanie nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych oraz przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych w podległych komórkach organizacyjnych;
5) informowanie na bieżąco Dyrektora o wynikach podejmowanych działań oraz napotkanych trudnościach w realizacji zadań wykonywanych przez pracowników podległych komórek organizacyjnych;
6) sprawowanie nadzoru nad zachowaniem właściwych procedur przy dokonywaniu zakupów wynikających z przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych.
2. Zastępca Dyrektora pozostaje w bezpośredniej podległości służbowej w stosunku do Dyrektora, jest odpowiedzialny przed nim za prawidłową organizację pracy podległych mu komórek organizacyjnych oraz sprawne działanie i właściwe merytorycznie wykonywanie powierzonych zadań.
§ 4.
1. Pracą wydziałów kierują kierownicy, z zastrzeżeniem § 13 ust. 2.
2. Kierownicy i Główny Księgowy są odpowiedzialni za prawidłowe i terminowe wykonanie zadań powierzonych kierowanym przez nich wydziałom.
3. Kierownicy i Główny Księgowy pozostają w bezpośredniej podległości służbowej w stosunku do Dyrektora albo Zastępcy Dyrektora.
4. Do obowiązków i kompetencji kierowników i Głównego Księgowego jako kierującego wydziałem należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania wydziałów, w szczególności:
1) organizowanie pracy kierowanego wydziału, w sposób zapewniający terminową realizację zadań planowych i doraźnie zleconych;
2) opracowywanie projektów zakresów czynności oraz przydział zadań pracownikom kierowanego wydziału;
3) sprawowanie nadzoru nad realizacją zadań przydzielonych poszczególnym pracownikom wydziału;
4) czuwanie nad przestrzeganiem dyscypliny pracy oraz bezpieczeństwa i higieny pracy przez pracowników kierowanego wydziału;
5) dokonywanie oceny okresowej pracowników podległego wydziału;
6) akceptowanie opracowań, dokumentów, pism i materiałów przygotowanych przez pracowników kierowanego wydziału;
7) informowanie na bieżąco bezpośredniego przełożonego o wynikach podejmowanych działań oraz napotkanych trudnościach w realizacji zadań przypisanych kierowanemu wydziałowi;
8) sprawowanie nadzoru nad przetwarzaniem danych osobowych oraz przestrzeganiem przepisów o ochronie danych osobowych w kierowanym wydziale;
9) przedkładanie bezpośredniemu przełożonemu wniosków w sprawie awansowania, nagradzania i karania pracowników kierowanego wydziału.
5. W przypadku nieobecności w pracy lub braku możliwości pełnienia obowiązków służbowych przez kierownika lub Głównego Księgowego, ich prawa i obowiązki służbowe przejmuje pracownik wyznaczony przez Dyrektora w uzgodnieniu z kierownikiem lub z Głównym Księgowym.
Rozdział 3
Struktura organizacyjna Ośrodka
§ 5.
1. W skład Ośrodka wchodzą następujące komórki organizacyjne:
1) Wydział Egzaminowania (EG);
2) Wydział Administracyjno-Techniczny (AT);
3) Wydział ds. Finansowo-Księgowych i Kadr (FK);
4) Wydział Szkolenia i Bezpieczeństwa Drogowego (BRD);
5) Stanowisko Sekretariatu – Obsługa Kancelaryjna (SOK);
6) Radca Prawny (RP).
2. W Ośrodku działa:
1) Pełnomocnik Dyrektora ds. Ochrony Informacji Niejawnych (OIN);
2) Inspektor Ochrony Danych (IOD).
§ 6.
1. Dyrektorowi podlegają bezpośrednio:
1) Zastępca Dyrektora;
2) Wydział Egzaminowania;
3) Inspektor Ochrony Danych;
4) Wydział ds. Finansowo – Księgowych i Kadr;
5) Stanowisko Sekretariatu – Obsługa Kancelaryjna;
6) Radca Prawny;
7) Pełnomocnik Dyrektora ds. Ochrony Informacji Niejawnych.
2. Zastępcy Dyrektora podlegają bezpośrednio:
1) Wydział Administracyjno-Techniczny;
2) Wydział Szkolenia i Bezpieczeństwa Drogowego.
§ 7.
Schemat struktury organizacyjnej Ośrodka stanowi załącznik do Regulaminu.
Rozdział 4
Zadania komórek organizacyjnych Ośrodka
§ 8.
Do wspólnych zadań wszystkich komórek organizacyjnych należy:
1) zapewnienie sprawnej i rzetelnej obsługi interesantów;
2) zapewnienie właściwej i terminowej realizacji zadań;
3) opracowywanie propozycji do projektu planu finansowego oraz sporządzanie sprawozdań z wykonania planu;
4) realizowanie zadań w zakresie ochrony informacji niejawnych oraz ochrony danych osobowych przetwarzanych w Ośrodku;
5) opracowywanie sprawozdań na potrzeby Ośrodka oraz przedstawienie ich właściwym organom;
6) udostępnianie informacji publicznej, według zasad i trybu określonego odrębnymi przepisami;
7) sporządzanie statystyk i analiz;
8) gromadzenie, przechowywanie i klasyfikacja dokumentacji przeznaczonej do archiwizacji zgodnie z obowiązującym w Ośrodku jednolitym rzeczowym wykazem akt, sporządzanie spisów zdawczo-odbiorczych w tym zakresie i przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego zgodnie z instrukcją o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego;
9) współdziałanie w zakresie realizacji zadań z innymi komórkami organizacyjnymi w Ośrodku.
§ 9.
Do zadań Wydziału Egzaminowania należy w szczególności:
1) planowanie i przeprowadzanie egzaminów oraz organizowanie testów kwalifikacyjnych;
2) sporządzanie harmonogramów pracy egzaminatorów, koordynowanie pracy, w tym ewidencjonowanie czasu pracy egzaminatorów;
3) sporządzanie oraz archiwizowanie protokołów egzaminacyjnych oraz innej dokumentacji związanej z przeprowadzaniem egzaminów i testów kwalifikacyjnych, zgodnie z obowiązującymi przepisami;
4) sprawowanie nadzoru nad procesem rejestracji i przechowania nagrań z przebiegów egzaminów;
5) prowadzenie Biura Obsługi Klienta oraz ewidencjonowanie czasu pracy jego pracowników;
6) prowadzenie zapisów na egzaminy i testy kwalifikacyjne;
7) sprawdzanie prawidłowości wypełnienia wszystkich dokumentów przez egzaminatorów po zakończeniu egzaminu, rozliczenie poszczególnych egzaminów na podstawie dowodów uiszczenia opłaty oraz przesłanie ich do właściwego organu wydającego uprawnienia do kierowania pojazdami;
8) sprawowanie nadzoru nad prawidłowym przebiegiem egzaminów teoretycznych i praktycznych;
9) dokonywanie analiz wyników egzaminu w odniesieniu do osób egzaminowanych, egzaminatorów i instruktorów z uwzględnieniem podziału na poszczególne kategorie prawa jazdy oraz ilość podejść do egzaminu państwowego;
10) przygotowywanie materiałów dla organu sprawującego nadzór dotyczących skarg i zastrzeżeń co do przebiegu i oceny egzaminu, złożonych przez osobę egzaminowaną;
11) przygotowanie materiałów do sprawozdań.
§ 10.
Inspektor Ochrony Danych realizuje zadania wynikające z rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) ).
§ 11.
Pełnomocnik Dyrektora ds. Ochrony Informacji Niejawnych realizuje zadania, o których mowa w art. 15 ust. 1 ustawy z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. z 2024 r. poz. 632 i 1222).
§ 12.
Do zadań Wydziału Administracyjno-Technicznego należy w szczególności:
1) usprawnianie organizacji pracy Ośrodka oraz wdrażanie nowych metod i technik zarządzania;
2) analizowanie skuteczności kontroli, w tym organizowanie kontroli sprawdzających oraz sprawowanie nadzoru nad wdrażaniem wniosków i zaleceń pokontrolnych;
3) prowadzenie spraw związanych z przestrzeganiem przepisów bhp i p.poż;
4) przygotowywanie przed egzaminami zgodnie z obowiązującymi przepisami:
a) sali egzaminacyjnych,
b) pojazdów egzaminacyjnych oraz wyposażenia dla osób egzaminowanych,
c) stanowisk na placu manewrowym;
5) czuwanie nad prawidłową realizacją zawartych przez Ośrodek umów;
6) zaopatrywanie materiałowo-techniczne na cele administracyjne i gospodarcze Ośrodka;
7) gospodarowanie sprzętem technicznym będącym na wyposażeniu Ośrodka oraz rozliczanie zużytego paliwa w pojazdach;
8) ochrona mienia i sprawowanie nadzoru nad majątkiem Ośrodka;
9) utrzymanie porządku na terenie Ośrodka i w jego otoczeniu;
10) prowadzenie dokumentacji związanej z zamówieniami publicznymi;
11) zgłoszenie i rozliczenie szkód w mieniu Ośrodka, w tym szkód komunikacyjnych;
12) opracowywanie i aktualizowanie dokumentacji obronnej, zgodnie z potrzebami oraz obowiązującymi przepisami prawa;
13) wyłączanie kadry kierowniczej i pracowników realizujących zadania obronne w Ośrodku od obowiązku pełnienia czynnej służby wojskowej w razie ogłoszenia mobilizacji i w czasie wojny oraz przygotowanie i prowadzenie dokumentacji w tym zakresie;
14) opracowywanie analiz i sprawozdań z wykonania zadań obronnych;
15) współdziałanie z Urzędem Marszałkowskim Województwa Mazowieckiego w Warszawie w zakresie realizacji zadań obronnych i zarządzania kryzysowego;
16) przygotowywanie i organizowanie Stałego Dyżuru Dyrektora;
17) prowadzenie spraw związanych z udostępnieniem informacji publicznej;
18) prowadzenie spraw związanych z zapewnieniem dostępności architektonicznej, informacyjno-komunikacyjnej oraz cyfrowej osobom ze szczególnymi potrzebami.
§ 13.
1. Do zadań Wydziału ds. Finansowo-Księgowych i Kadr należy w szczególności:
1) prowadzenie spraw z zakresu rachunkowości, w tym ewidencjonowanie zdarzeń gospodarczych zgodnie z planem kont;
2) naliczanie płac i dokonywanie wypłat wynagrodzeń i innych świadczeń, rozliczenia z ZUS i Urzędem Skarbowym;
3) naliczanie wynagrodzeń, zasiłków z ubezpieczenia społecznego i innych świadczeń wynikających z umowy o pracę bądź umów cywilno-prawnych, dokonywanie przelewów z powyższych tytułów, prowadzenie ewidencji księgowej z zakresu wynagrodzeń, zasiłków z ubezpieczenia społecznego oraz ZFŚS;
4) sporządzanie wymaganej przepisami prawa dokumentacji i deklaracji rozliczeniowych z zakresu ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych, podatku od osób fizycznych, wynagrodzeń i zatrudnienia oraz sprawozdań do GUS;
5) prowadzenie spraw związanych z działalnością socjalną Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych na rzecz pracowników Ośrodka, w tym z Komisją Socjalną;
6) prowadzenie archiwum zakładowego;
7) prowadzenie spraw kadrowych i dokumentacji z tym związanej, w szczególności:
a) prowadzenie spraw w zakresie prawa pracy w odniesieniu do pracowników Ośrodka,
b) prowadzenie spraw związanych z zatrudnianiem i zwalnianiem pracowników Ośrodka,
c) prowadzenie dokumentacji pracowniczej i ewidencji czasu pracy,
d) kontrolowanie i współdziałanie w zakresie okresowych badań pracowników,
e) sporządzanie analiz stanu i struktury zatrudnienia oraz czasu pracy,
f) prowadzenie rejestrów, wydawanie i aktualizowanie legitymacji egzaminatorów;
g) prowadzenie spraw w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
2. Wydziałem ds. Finansowo-Księgowych i Kadr kieruje Główny Księgowy, z zastrzeżeniem ust. 4.
3. Główny Księgowy sprawuje nadzór nad finansami w zakresie określonym obowiązującymi przepisami, w szczególności:
1) prowadzi sprawy z zakresu rachunkowości i gospodarki finansowej Ośrodka;
2) wykonuje dyspozycje środkami pieniężnymi;
3) opracowuje projekty planów finansowych;
4) dokonuje wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym Ośrodka;
5) dokonuje wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych;
6) sporządza okresowe i roczne analizy ekonomiczne z wykonania poszczególnych planów finansowych;
7) sporządza sprawozdanie finansowe (miesięczne, kwartalne, roczne);
8) wykonuje zgodnie z kompetencjami kontrolę zarządczą oraz realizuje zalecenia organów kontroli zewnętrznej w zakresie spraw finansowo – księgowych;
9) wykonuje inne prace zlecone przez przełożonego.
4. Wykonywanie zadań dotyczących spraw kadrowych nadzoruje bezpośrednio Dyrektor.
§ 14.
Do zadań Wydziału Szkolenia i Bezpieczeństwa Drogowego należy w szczególności:
1) prowadzenie działalności szkoleniowej, w zakresie zadań ustawowych Ośrodka;
2) prowadzenie dokumentacji w zakresie prowadzonych szkoleń, ze szczególnym uwzględnieniem obowiązujących wymogów prawnych;
3) realizowanie zadań dotyczących poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego;
4) prowadzenie współpracy na rzecz poprawy bezpieczeństwa ruchu drogowego w szczególności z :
a) Mazowiecką Radą Bezpieczeństwa Ruchu Drogowego,
b) stowarzyszeniami zajmującymi się problematyką ruchu drogowego,
c) organizatorami konkursów z zakresu praktycznej i teoretycznej wiedzy o bezpieczeństwie ruchu drogowego,
d) innymi podmiotami zajmującymi się problematyką bezpieczeństwa ruchu drogowego.
§ 15.
Do zadań Stanowiska Sekretariatu – Obsługi Kancelaryjnej należy w szczególności:
1) prowadzenie obsługi korespondencji wpływającej do Ośrodka oraz wychodzącej;
2) obsługiwanie poczty elektronicznej oraz elektronicznych platform usług administracji publicznej (ePUAP, e-Doręczenia);
3) prowadzenie kalendarza spotkań Dyrektora.
§ 16.
Do zadań Radcy Prawnego należy w szczególności:
1) opiniowanie projektów wewnętrznych aktów prawnych;
2) reprezentowanie Ośrodka przed sądami, organami administracji publicznej i innymi jednostkami administracyjnymi, w ramach udzielonego pełnomocnictwa;
3) wydawanie opinii i udzielanie porad prawnych odnośnie stosowania prawa w zakresie działalności Ośrodka;
4) informowanie Dyrektora o zmianach w obowiązującym stanie prawnym;
5) czuwanie nad prawidłowym przebiegiem egzekwowania należności Ośrodka.
Rozdział 5
Zasady obiegu dokumentów oraz podpisywania pism
§ 17.
Obieg korespondencji w Ośrodku określa Instrukcja Kancelaryjna, uwzględniająca zasadę pełnej rejestracji i efektywnej dekretacji, tak aby zapewnić sprawny i bezpieczny obieg informacji.
§ 18.
1. Do podpisu Dyrektora zastrzeżone są:
1) pisma do organów administracji publicznej;
2) wewnętrzne akty normatywne w tym zarządzenia i instrukcje;
3) dokumenty w sprawach stosunku pracy;
4) dokumenty finansowe i księgowe;
5) protokoły egzaminacyjne;
6) dokumentacja oraz zaświadczenia o ukończeniu kursów, szkoleń oraz warsztatów;
7) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w imieniu Ośrodka.
2. Dyrektor może upoważnić Zastępcę Dyrektora do załatwiana spraw w tym podpisywania pism i dokumentów, o których mowa w ust. 1.
3. Dyrektor, z zastrzeżeniem przepisów odrębnych, może w formie pisemnej upoważnić pracowników Ośrodka do podpisywania w swoim imieniu pism oraz dokumentów w ustalonym w upoważnieniu zakresie.
§ 19.
1. Oświadczenia woli w imieniu Ośrodka składa jednoosobowo Dyrektor lub osoba przez niego upoważniona.
2. Główny Księgowy Ośrodka lub osoba przez niego upoważniona składa podpis na dokumencie dotyczącym czynności prawnej, z której wynika zobowiązanie finansowe.
Rozdział 6
Postanowienie końcowe
§ 20.
Zmiany Regulaminu dokonuje się w trybie właściwym dla jego nadania.
Rozwiń Metryka
Podmiot udostępniający informację: | WORD Ostrołęka |
---|---|
Data utworzenia: | 2017-02-28 |
Data publikacji: | 2017-02-28 |
Osoba sporządzająca dokument: | Robert Zduńczyk |
Osoba wprowadzająca dokument: | Robert Zduńczyk |
Liczba odwiedzin: | 5449 |
Rozwiń Historia zmian
Data i godzina zmiany | Osoba zmieniająca | Opis zmiany | Poprzednia wersja |
---|---|---|---|
2025-04-11 09:18:58 | Robert Zduńczyk | Zmiana regulaminu | Regulamin organizacyjny |